Technische Checkliste für ein hybrides Town Hall
Ein gelungenes hybrides Town Hall wird in sechs Punkten vorbereitet: Lizenz und Format der Plattform (Teams oder Zoom), Rollen (Producer, Referierende, Moderation), Tonabnahme im Saal, Kameras und Encoder, Umgang mit Fragen sowie eine vollständige technische Probe mit Notfallplan.
Sechs Wochen vorher
- a) Format auf der Plattform der Organisation und die von der Lizenz erlaubte Kapazität bestätigen
- b) Producer, Moderation und Referierende bestimmen
- c) Saal, Bestuhlung und eigenen kabelgebundenen Netzzugang bestätigen
- d) zugeschaltete Referierende und ihre Zeitzonen auflisten
Zwei Wochen vorher
- a) Präsentationen in der endgültigen Fassung erhalten
- b) zugeschalteten Referierenden Hinweise zu Verbindung, Bildausschnitt und Mikrofon senden
- c) Ablauf mit Zeiten und Übergängen freigeben
- d) festlegen, wie Fragen gesammelt werden: Saal, Chat der Plattform, externes Tool
Am Vortag oder am Morgen
- a) vollständige technische Probe im Saal mit allen zugeschalteten Referierenden
- b) Test der Umschaltung auf die Ersatzverbindung
- c) Kontrolle des Saaltons und der Einspeisung in die Plattform
- d) Testaufzeichnung und Kontrolle
Während des Anlasses
- a) der Producer führt die Übertragung, ein Techniker den Ton, ein weiterer die Kameras
- b) die Moderation filtert und leitet Fragen weiter
- c) die lokale Aufzeichnung läuft parallel zur Übertragung
Danach
- a) Übergabe der Aufzeichnung
- b) Auswertung der Verbindungsstatistiken der Plattform
Das vollständige Setup ist unter Webcasts und hybride Meetings beschrieben. Für einen öffentlichen Stream ohne Anmeldung siehe Live-Streaming.
Häufige Fragen
Teams-Meeting, Webinar oder Live-Event?
Das Format hängt von der Zahl der Teilnehmenden aus der Ferne und der gewünschten Interaktion ab. Über die Meeting-Kapazität hinaus braucht es ein Übertragungsformat, dessen Grenze von der Lizenz Ihrer Organisation abhängt. Wir prüfen dies mit Ihrer IT, bevor das Setup festgelegt wird.
Wer startet die Übertragung?
Ein bestimmter Producer in der Regie, der den Ablauf führt, zugeschaltete Referierende einblendet und die Übertragung startet und beendet. Diese Rolle wird nicht mit der einer referierenden Person kombiniert.
Warum ist der Ton der heikelste Punkt?
Teilnehmende aus der Ferne verzeihen ein mittelmässiges Bild, aber keinen unverständlichen Ton. Jede Person auf der Bühne hat ein Mikrofon, Publikumsfragen laufen über ein eigenes Mikrofon, und zugeschaltete Referierende werden ohne Rückkopplung im Saal wiedergegeben.
Was passiert, wenn die Verbindung abbricht?
Eine unabhängige Ersatzverbindung ist vorgesehen, die Umschaltung wird an der Probe getestet. Die lokale Aufzeichnung läuft während des Unterbruchs weiter und wird nach dem Anlass übergeben.
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