Production événementielle, de la conception au démontage
Checklist technique d’un événement d’entreprise
La technique d’un événement d’entreprise se prépare en cinq temps : le brief (objectif, public, lieu, date), le repérage du lieu (accès, électricité, accroche, réseau), la conception du dispositif (son, image, lumière, captation), la préparation des contenus, puis le montage, la répétition et l’exploitation avec une équipe présente jusqu’au démontage.
1. Le brief
- a) objectif de l’événement et moments clés
- b) nombre de participants sur place et à distance
- c) lieu, date, horaires de montage et de démontage
- d) intervenants, animations, contenus prévus
2. Le repérage
- a) accès de livraison, ascenseurs, horaires autorisés
- b) puissance électrique disponible et emplacement des tableaux
- c) points d’accroche et charge admissible
- d) réseau filaire dédié pour la diffusion
- e) contraintes du lieu : bruit, sécurité incendie, voisinage
3. Le dispositif
- a) son : diffusion, micros, retours
- b) image : écran LED ou projection, régie de commutation
- c) lumière : scène, ambiance, prises de vue
- d) captation et diffusion si une partie du public est à distance
- e) redondance des éléments critiques
4. Les contenus
- a) présentations et vidéos au format transmis
- b) déroulé minuté partagé avec la régie
- c) liste des intervenants et de leurs besoins
5. Le jour J
- a) montage et réglages
- b) répétition avec les intervenants
- c) exploitation avec un technicien à chaque poste critique
- d) démontage et remise du lieu
Pour savoir qui réalise quoi, poste par poste : tout ce que demande un événement. Pour les aspects sécurité : sécurité technique de l’événement.
Questions fréquentes
Combien de temps à l’avance faut-il prévoir la technique ?
Dès que la date et le lieu sont connus. Un dispositif simple se monte en quelques semaines ; un événement avec écran LED, captation et intervenants à distance se prépare idéalement deux à trois mois avant, surtout en haute saison.
Le repérage est-il nécessaire ?
Il évite la plupart des mauvaises surprises : puissance électrique insuffisante, accès de livraison étroit, plafond sans point d’accroche, réseau partagé avec le public. Quand le lieu est déjà connu de nos équipes, des plans et des photos peuvent suffire.
Qui fournit les contenus projetés ?
Le client ou son agence, au format que nous transmettons à l’avance. Nous les vérifions avant l’événement et pouvons les adapter à la résolution de l’écran.
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